iq business

cs | en

Aktuálně

Více aktualit

Hledat

Úvod Aktuálně Interní komunikace jako odraz firemní kultury

Interní komunikace jako odraz firemní kultury

Publikováno v říjnu 2010, dvouměsíčník HR Management, autorka článku Jitka Tejnorová, partnerka DMC management consulting s.r.o.

Interní komunikace je odrazem firemní kultury a firemní kultura je ovlivňována interní komunikací. Jak bychom mohli firemní kulturu definovat? Především jako souhrn sdílených hodnot, které se ve firmě neustále utváří. Firemní kultura je ovlivněna oborem podnikání, interními předpisy a zejména lidmi, kteří ve společnosti pracují. Nedá se naučit, je to živý organizmus, který musíme zdravě živit a dobře o něj pečovat.

 

Jak se rodí firemní kultura, popisují v knize „Řízení rizik ve firmách a jiných organizacích“ odlehčenou formou její autoři Vladimír Smejkal a Karel Rais. A je to skutečně velmi dobrý příklad jejího utváření: Zavřete do prázdné místnosti 20 opic. Pod strop do středu místnosti zavěste banán a přisuňte k němu žebřík tak, aby bylo možné na banán dosáhnout pouze ze žebříku. Nainstalujte na strop systém, který vždy, když nějaká opice začne lézt nahoru, spustí na celou plochu místnosti ledovou sprchu. Opice se rychle naučí, že není možné lézt po žebříku. Potom nahraďte jednu z dvaceti opic opicí novou. Ta se ihned pokusí přiblížit k žebříku. Zbytek opic se na ni okamžitě vrhne a začne ji mlátit. Ona, chuděra, neví proč. Následně vyměňte další opici za jinou. Při pokusu o zteč banánu se ostatní na ni opět vrhnou a ta, která přišla těsně před ní, ji bude mlátit nejvíce. I když neví proč. Pokračujte ve výměně – vše se opakuje. Žádná z opic se už neodváží přiblížit k žebříku.

                Sdílené hodnoty ovlivňují interní komunikaci a interní komunikace ovlivňuje důležité faktory úspěšné firmy – motivaci zaměstnanců, týmovou spolupráci, efektivitu práce a dosahování cílů. Do interní komunikace spadá kromě předávání informací mezi kolegy a odděleními také způsob prezentace společnosti navenek a dovnitř, sdílení společných vizí, strategií a cílů, pochopení souvislostí mezi jednotlivými firemními procesy, využívání nástrojů informačních technologií, způsob hodnocení zaměstnanců (kritika, pochvala, zpětná vazba), manažerský styl ve společnosti a podpora týmové spolupráce.

 

HR manažeR a inteRní komunikace

Jak může tyto faktory ovlivnit HR manažer? Sám nezmůže nic, přesto je osobnost HR manažera důležitým prvkem firemní kultury a interní komunikace. HR manažer musí být zejména partnerem top managementu. Měl by být osobností uznávanou jak vedením, tak ostatními zaměstnanci. HR manažer by svým chováním měl být nositelem morálních hodnot společnosti, měl by mít důvěru ostatních zaměstnanců i vedení. HR manažer by měl chápat podnikatelské souvislosti a strategie. Díky své znalosti všech firemních procesů a systémů výrazně ovlivňuje všechny zmíněné faktory interní komunikace. Přesto má samostatné oddělení interní komunikace pouze několik málo společností, které si plně uvědomují její důležitost a přímý vliv na výsledky podnikání.

                Pokud bychom měli procházet všechny nástroje, které HR používá pro podporu interní komunikace, nestačilo by nám celé vydání tohoto časopisu. Proto se můžeme nyní soustředit na některé, ty klíčové, z nich.

 

inteRní komunikace v pRocesu náboRu

Náborový proces – systém, jakým oslovujeme případné uchazeče, tedy inzerce - ovlivňuje nejen interní komunikaci, ale hovoří o celkové image společnosti. Inzerce by měla odrážet celkovou firemní kulturu, sdělujeme zde, jakou úroveň a váhu dáváme určitým pozicím, jaký je tým, jaké jsou naše celkové hodnoty. Podíváme-li se na inzeráty různých společností, najdeme obvykle ustálenou frázi – mladý kolektiv, atraktivní benefity, příjemné pracovní prostředí. Podle tohoto modelu by byly všechny společnosti stejné. Každý HR manažer by se proto měl zamyslet nad tím, jestli je toto skutečně popis konkrétní společnosti.

                Součástí „inzerce“ je personální marketing, způsob oslovení různých zájmových skupin (vysoké školy, asociace). Pomocí personálního marketingu společnost neoslovuje pouze potenciální uchazeče, ale i potenciální klienty, dodavatele a jiné obchodní partnery.

                Dalším důležitým nástrojem je metoda výběru uchazečů – od dotazníku (který mimochodem řekne uchazeči o firemní kultuře více, než firemní brožury) přes individuální pohovor a finálně i způsob zpětné vazby. Profesionální vystupování všech zástupců firmy je zde velmi důležitým faktorem. I proto by měli být manažeři a pracovníci personálního oddělení dobře vyškoleni na tzv. Interview skills neboli vedení pohovorů.

                Velkou roli zde hraje i schopnost zapojení interních zdrojů do náboru zaměstnanců – jedná se o programy doporučení nového kolegy i o možnost interního růstu. Tato oblast bývá ve společnostech často opomíjena a snižuje se tak motivace zaměstnanců. Velkou podporou výběrového řízení bývají assessment centra, do kterých mohou být zapojeni i interní uchazeči. Jejich využití zvyšuje kvalitu výběru, snižuje fluktuaci ve zkušební době a výrazně ovlivňuje motivaci nových zaměstnanců. Posledním důležitým nástrojem v náborovém procesu je způsob uvedení zaměstnance do firmy – oznámení o jeho nástupu, představení zaměstnance kolegům a tzv. adaptační proces. Pokud kolegové potkávají nového zaměstnance na chodbě a nevědí, o koho se jedná, negativně to ovlivní první dojem. Tým se pak může jevit jako nepřátelský a neochotný jenom díky tomu, že členové týmu vlastně nevědí, kdo a na jakou pozici nastoupil.

 

PODCEŇOVANÁ KRIZOVÁ KOMUNIKACE

Krizová komunikace je nejčastěji pomíjená oblast interní komunikace. V krizi se management začne obvykle uzavírat a tají informace. Obává se reakce zaměstnanců, obchodních partnerů a akcionářů. Dostává se tak do stále většího informačního embarga, které způsobuje chodbovou komunikaci, tedy nepodložené „zaručené zprávy“ a negativní atmosféru. Tento stav způsobí neustále klesající kvalitu a výkonnost zaměstnanců. Ti totiž nepracují a řeší dohady a fámy. Krizová komunikace vyžaduje vysokou míru organizovanosti z hlediska předávání informací. Manažerský tým by měl jasně stanovit komunikační strategii, určit osoby odpovědné za komunikaci a sdělovat svému okolí dostatek informací, aby nedošlo k prohloubení krize. HR manažer by měl být v této chvíli odpovědný za komunikaci s různými skupinami lidí – tzv. focus groups (odbory, krizovou situací dotčené týmy, nedotčené týmy). Právě HR manažer by měl být důvěryhodnou osobou, která diskutuje vzniklou situaci a přibírá různé skupiny zaměstnanců (tzv. opinion leader) k řešení dané situace.

 

PŘÍKLAD Z PRAXE

Popis situace: Nový majitel vnesl velkou nejistotu do společnosti, hrozily odchody klíčových lidí, prohlubovala se chodbová komunikace, zhoršující se výsledky přinášely nedůvěru nového majitele ve stávající management.

                Řešení: Ve společnosti byly zavedeny pravidelné porady vedení za účasti zástupců zaměstnanců, kde vedení otevřeně diskutovalo se zástupci otázky a problémy. Byl zaveden firemní chat, kde se mohl kterýkoliv zaměstnanec ptát přímo ředitele firmy na otázky související s budoucností společnosti. Zaměstnanci byli schopni respektovat, pokud dostali odpověď, že určitá otázka zatím není vyjasněna a je řešena mezi vedením a novým majitelem. Tento krok naprosto odstranil chodbovou komunikaci, situace se začala stabilizovat. Dále byl vypracován teambuildingový program pro nejvíce ohrožené oddělení, kde se otevřeně za účasti ředitele firmy diskutovaly plánované změny i problémy, které týmu brání v efektivním výkonu práce.

                Výsledek: Během tří měsíců byla situace stabilizována, společnost zahájila výrazné změny, které byly ve velké míře podporovány přímo zaměstnanci. Dnes se jedná o jednu z nejúspěšnějších společností u nás, management prošel změnou kultury, byl z části přirozeně obměněn a klíčoví lidé byli stabilizováni.

 

TALENTY, MOTIVACE - KOMUNIKACE

Rozvoj talentů je dalším velmi důležitým nástrojem interní komunikace a motivace. Jedná se o způsob, jakým je komunikována možnost osobního růstu uvnitř společnosti a způsob, jakým jsou zaměstnanci povyšováni a rozvíjeni. Povýšení je svým způsobem vnímáno jako ocenění schopností jednotlivých zaměstnanců. Proto je důležité umět komunikovat i důvody, proč některý ze zaměstnanců nebyl povýšen. Práci HR usnadní, pokud jsou ve společnosti dobře zpracovány a komunikovány manažerské kompetence. Díky tomu si zaměstnanci uvědomují, že být manažerem neznamená být nejlepší odborník, ale být nejlepší lídr. Ve společnostech je často tento přístup zaměňován, čímž se vytváří skupina nešťastných a obvyklé méně schopných manažerů, kteří by byli jinak šťastnými a schopnými odborníky.

                Identifikace talentů, jejich další rozvoj a růst by měl být ze strany HR veden koncepčně a s dlouhodobým efektem. Je to budování systému důvěry, rozvoje, identifikace vhodných talentů a zejména komunikace. Pro projekt rozvoje talentů je vhodným nástrojem development centrum. Je to jeden nejefektivnějších nástrojů, které musí být ovšem používány stejně opatrně a profesionálně, jako nástroje chirurga. Kvalita programů může rozhodnout o úspěchu a důvěryhodnosti celého systému. Rolí HR manažera je kvalitně komunikovat a prezentovat projekt, zejména pak vysvětlit stávajícím manažerům cíl a průběh projektu a zajistit důvěrnost informací, které přináší výsledky development centra.

 

PŘÍKLAD Z PRAXE

Popis situace: Společnost se rozhodla zajistit si nástupnictví za manažery, kteří budou v dalších letech odcházet do důchodu.

                Řešení: Byl zahájen projekt rozvoje talentů, development centra měla identifikovat interní potenciál a nastavit rozvojové plány, školením měli být tito zaměstnanci rozvíjeni pro budoucí manažerskou pozici.

                Výsledek: Program byl velmi dobře komunikován a zvýšil motivaci zaměstnanců jak pro další rozvoj, tak i pro současnou práci. Jedno z development center nedopadlo nejlépe, výsledky byly komunikovány nevhodným způsobem a navíc došlo k nevhodné interpretaci účastníkům. Celý velmi dobře zpracovaný program okamžitě pozbyl na důvěryhodnosti a zaměstnanci neměli zájem se dále programu účastnit.

                Interní komunikace je důvěra zaměstnanců v cíle, vedení a ve své schopnosti. Je to schopnost zvládnout krizovou situaci s nadhledem a profesionálně. Interní komunikace je oslava úspěchů a hledání společných řešení. Interní komunikaci tvoří lidé, jejich hodnoty a schopnosti.