iq business

cs | en

Aktuálně

  • linkedin-in-icon-logo-2E34704F04-seeklogo.com Sledujte nás na LinkedIn a neuteče vám žádná nová akce DMC nebo TWI Institute Central Europe.
  • Pražské TWI & Kata Conference 20. 11. se zúčastnilo na 150 zástupců českých a slovenských firem. Prezentace na téma inovace, adaptace a zapojení lidí měly velký úspěch, stejně jako praktické workshopy a speciální sekce pro zdravotníky. Více informací připravujeme, první fotografie najdete ZDE.
  • V naší nabídce otevřených školení stále přibývají nová témata - podívejte se zde.
  • Ve dnech 21. - 22. 11. 2017 jsme zorganizovali úspěšnou TWI & Kata Conference v pražském hotelu Aquapalace a za přítomnosti jednoho z nejlepších amerických Kata koučů, Brandona Browna, jsme pokřtili český překlad knihy Toyota Kata. Videorozhovory s prezentujícími a účastníky najdete na management.tv: ZDE.
  • 3. 11. 2016 jsme oficiálně pokřtili český překlad knihy Toyota Talent s jejím spoluautorem Davidem Meierem. Tisková zpráva ZDE. Videorozhovor s Davidem Meierem ZDE.
  • esfVzdělávání s dotacemi - našim klientům nabízíme pomoc s přípravou vzdělávacího plánu, zpracováním žádosti a řízení projektu. 

Více aktualit

Hledat

Úvod Aktuálně Externisty využijete i v personalistice

Externisty využijete i v personalistice

 Publikováno ve Fresh marketing, str. 60, únor 2010, autor článku: Jitka Tejnorová, partnerka DMC management consulting s.r.o.

Málokdo si může dovolit tak velké personální oddělení, aby v jeho rámci byly zastoupeny všechny oblasti, které řízení lidských zdrojů obsahuje. Málokterý personalista je tak všestranný, aby stoprocentně zvládl všechny tyto oblasti, a ještě sledoval moderní trendy. Pomoci může outsourcing. Jeho využití v personalistice přináší řadu výhod, ale i úskalí. Co tedy vědět, než si najmete externího personalistu?

Přidaná hodnota HR (human resources) outsourcingu je v jeho nezávislosti (externí HR obvykle nemá své oblíbence), v úspoře nákladů a v dlouhodobém rozvoji interních zaměstnanců (top management, ostatní členové HR týmu). Pokud je externí konzultant profesionál, rozvíjí ostatní kolegy, přináší nové nápady, poznatky a trendy. Zabrání se tak provozní slepotě a určitému vyhoření na dané pozici. U ostatních členů týmu navíc outsourcovaný kolega vyvolá potřebu soutěžit, nasazuje laťku vysoko.

I potenciálních nevýhod ale existuje celá řada - externí konzultant například nebude disponovat dostatkem znalostí nebo nebude ostatními zaměstnanci dobře přijat. Dobře tedy angažování konzultanta zvažte a pečlivě si ho vyberte a prověřte.

Nahraďte svou účetní

Základní otázka, kterou byste si měli položit, je, zda zapůjčeného personalistu pro pozici, kterou chcete obsadit, opravdu potřebujete. U některých míst je výhodnost angažování externisty nepopiratelná.

Nejčastější outsourcovanou pracovní pozicí v personalistice je mzdová účetní. Onemocní-li totiž ve firmě mzdová účetní, nastává velký problém - není nikdo, kdo by udělal mzdy. Tento problém řeší hned několik zaměstnanců (a jejich čas lze do nákladů málokdy relevantně definovat), probíhá mnoho telefonátů, někdy se dokonce materiály vezou nemocné účetní domů - za vším jsou těžko definované extra-náklady. Využíváte-li outsourcing na zpracování mezd, nemocnou účetní „řešit nemusíte“, pouze vyžadujte naplnění povinností ze strany dodavatele - řešení problému tedy přesunete na něj. Za správnost ručí dodavatel, proto případné chyby či penále jsou nahrazovány jím, a to v prokázané výši - na rozdíl od omezení zákoníku práce v případě zaměstnance.

                Externí zpracování mezd se hodí pro všechny typy společností bez ohledu na jejich velikost. A jak na něj? V rámci zpracování mezd je vhodné zajistit si externě i personální administrativu, která je časově a administrativně velice náročná. Externí mzdová účetní by zároveň měla pravidelně navštěvovat -ideálně v úředních hodinách - provozovny zadavatele a řešit problematiku mezd se zaměstnanci osobně. V mnoha společnostech se stává, že tuto roli zastupují ostatní kmenoví zaměstnanci (personalisté, asistentky a podobně), což pro lidi ve firmě představuje velkou časovou zátěž - a pozitivní efekt outsourcingu se pak pomalu vytrácí.

Outsourcing na ředitelské místo

Outsourcovat ale můžete i pro jiné pozice - třeba povolat externistu na místo personálního ředitele. Má-li vaše firma nízký rozpočet na mzdy zaměstnanců v personalistice, vyplatí se vám využít outsourcing pro zavedení klíčových procesů. Může se jednat o čistě projektovou záležitost. Externí personální ředitel s praxí a velkým rozhledem je schopen rychle a kvalitně nastavit koncepci řízení lidských zdrojů, vytvořit funkční HR procesy a definovat klíčové ukazatele pro hodnocení těchto procesů. V rámci své činnosti může i koučovat zaměstnance na nižší úrovni s cílem předat jim vedení HR po skončení projektu. Společnost získává díky outsourcingu vysoce profesionální vedení lidských zdrojů. Za cenu jednoho specialisty získá širokou paletu zkušeností a znalostí. Externistu můžete využít v případě rozjezdu společnosti nebo náhlého výpadku stávajícího personálního ředitele (dlouhodobá nemoc, mateřská dovolená, časově omezený projekt v zahraničí), zavedení systému řízení lidských zdrojů nebo i v případě hromadného propouštění.

                Role „zapůjčeného“ personálního ředitele by měla být stejná, jako u kmenového zaměstnance. Stává se součástí manažerského týmu, je u důležitých rozhodnutí, je schopen reportovat mateřské společnosti.

Externí personální ředitel je zároveň koučem pro vybrané manažery a HR tým, přináší změny, inovace a nové metody. Outsourcing personálního ředitele je z dlouhodobého hlediska velmi náročný, po určité době vznikne ve společnosti potřeba mít vlastního kmenového zaměstnance.

Příklad z pr axe Mezinárodní společnost si vyžádala externího HR manažera po opakovaném neúspěchu v obsazení interní pozice. Manažeři ve vedení společnosti neměli s řízením lidských zdrojů velké zkušenosti, a tudíž nebyli schopni konkrétně definovat svá očekávání od HR manažera, takže se nedařilo vhodně definovat cíle. Externí HR manažer zpracoval analýzu HR procesů, provedl rychlý průzkum spokojenosti zaměstnanců a průzkum v oblasti odměňování. Na rozdíl od interních manažerů na nic nečekal, navrhl nové cíle a interní projekty, stabilizoval HR tým, zvýšil kvalitu vzdělávání, zavedl moderní nástroje řízení lidských zdrojů a poradil vedení společnosti, jak definovat a hodnotit cíle HR. To vše v poměrně krátkém čase, takže úspěch outsourcingu byl viditelný již po čtyřech měsících.

Jen málokterý interní manažer by dokázal implementovat změny, externí HR manažer si získal důvěru zaměstnanců a top managementu díky své nezávislosti a vysoké profesionalitě.

Snižte své náklady

V době, kdy je nábor zaměstnanců nestabilní a nárazový, je pro společnost neefektivní držet si personalisty „v rezervě“. Plný outsourcing je v takovém případě výhodný. Využití outsourcingu nese rychlý efekt s nízkými náklady. Například mezinárodní společnosti, které vstupují na trh a mnohdy nemají dostatečné zázemí, čas ani nástroje pro kvalitní budování náborových center, využívají outsourcing v plné šíři. Částečný outsourcing je dnes již poměrně rozšířený a spočívá v zadání vyhledání vhodných kandidátů personální agentuře. Náklady na nábor jsou v takovém případě ovšem příliš vysoké a jejich velká část - tedy vlastní náborový proces, zpracování dokumentace, organizace pohovorů - zůstává na straně zaměstnavatele.

                Plný outsourcing v praxi znamená, že externí dodavatel obdrží náborový plán, zpracuje mediální kampaň, zavede proces náboru, zajišťuje administrativní i organizační podporu a ve své podstatě „dodává“ zaměstnance s již podepsanou pracovní smlouvou. Externí dodavatel je schopen okamžitě reagovat na výkyvy v náborových potřebách - tedy flexibilně přidat či ubrat počet konzultantů na projektu.

Za zaškolení vlastního týmu ušetříte odstupné v případě snížení náborových potřeb. Výrazně ušetříte i za služby personálních agentur.

Příklad z pr axe Jistá firma měla dlouhodobý problém s náborem na vysoce specializované pozice do vývojového centra. Využila služby outsourcingu a během šesti měsíců byl nastaven proces náboru, vhodně zvolenou kampaní a personálním marketingem byli nabráni specialisté, zlepšila se komunikace s manažery jednotlivých oddělení, výrazně se ušetřil jejich čas strávený na neefektivních pohovorech s nevhodnými kandidáty, vhodnou volbou náborových metod se výrazně snížila fluktuace zaměstnanců ve zkušební době a náklady na nábor klesly o 40 procent.

V době, kdy se náborové požadavky znatelně snížily, se flexibilně snížila i kapacita outsourcingu. Personální ředitel tak mohl okamžitě reagovat na potřeby společnosti.

Pro rozvoj a motivaci zaměstnanců

Outsourcing se vyplatí i v oblasti rozvoje a motivace zaměstnanců. Programy zaměřené na rozvoj zaměstnanců, motivaci a profesní růst jsou dlouhodobou a koncepční záležitostí, vyžadují projektový přístup. Nezávislý pohled je pro definici vzdělávacích potřeb nebo rozvoje talentů důležitou podmínkou.

Rozvojové a motivační programy by měly být ve firmě tvořeny a přehodnocovány pravidelně, souvisí totiž s celkovou strategií společnosti. Outsourcing je vhodný zejména při jejich zavádění nebo restrukturalizaci. Outsourcing se vám vyplatí využít zejména u dotačních programů, u nichž je kladen důraz především na dodržení různých podmínek.

                Odpovědný konzultant by měl provést zhodnocení potenciálu a vytvořit plán rozvoje talentů. Tento plán následně využijete jako „tréninkový plán“. Externista také vybere vhodný způsob rozvoje zaměstnanců a plně tento program zajišťuje - organizuje školení, administrativně podporuje projekt, sleduje náklady a hodnotí efektivitu školení.

Příklad z pr axe Jistá firma získala grant z fondů EU na podporu vzdělávání. Do té doby vzdělávání koncepčně neřídila. Zahájením programu vznikly firmě různé povinnosti - informovat zaměstnance, koordinovat tréninky, dokumenty a administrativu spojenou s požadavky ministerstva, komunikovat s ministerstvem a splnit všechny podmínky. Projekt byl předán outsourcovanému konzultantovi s praxí v řízení projektů financovaných z EU. Ten zajistil vše potřebné včetně motivace zaměstnanců pro program, zpracovával pravidelná hlášení pro vedení společnosti a projekt běží bez problémů, přitom interně zatěžuje zaměstnance jen minimálně.

Vyberte vhodnou konzultační společnost

Pokud chcete externistou nahradit zaměstnance vykonávajícího konkrétní činnost v rámci řízení lidských zdrojů, najděte specializovanou společnost se zkušenostmi v oblasti, kterou potřebujete zastoupit. Pokud například hledáte personálního ředitele, je vhodné volit společnosti, které mají zkušenosti s řízením lidských zdrojů nebo zaváděním procesů ve společnosti. Taková firma vám vhodného externistu určitě dodá. Outsourcing můžete využít na krátkou a časově omezenou dobu - například zastoupení v případě dlouhodobé nemoci nebo mateřské dovolené - nebo pro dlouhodobou, časově neomezenou spolupráci. O svých plánech ale určitě dejte konzultační společnosti, která vám externistu poskytne, vědět.

                Při outsourcingu je důležité vsadit na reference, které si osobně obvoláte. Spokojený klient bývá obvykle zárukou kvality. V referenčním telefonátu zjistěte přesný rozsah prací, ptejte se na přidanou hodnotu i na situaci, kdy se konzultantům příliš nedařilo. Ptejte se referenčních klientů i na to, na co by si danou firmu vzali příště a na jakou práci by ji neangažovali. Jasně specifikujte cíle a úkoly, jejichž plnění od zapůjčeného personalisty očekáváte.

O definici úkolů je vhodné požádat zaměstnance, který pozici původně zastával. Není-li to možné, doporučujeme obrátit se na více konzultačních společností a vyžádat si od nich úvodní analýzu. Konzultační společnost by ve své nabídce měla přesně definovat cíle a úkoly. Porovnáním nabídek lze velmi rychle odhadnout, kdo své práci opravdu rozumí.

Doporučuji setkat se osobně přímo s konzultantem, který vám má být zapůjčen. Vzhledem k intenzivní a dlouhodobé spolupráci je „chemie“ mezi zadávajícím manažerem a konzultantem velice důležitá. Požádejte konzultanta o vlastní prezentaci, zeptejte se ho, jak bude projekt řídit, co považuje za klíčovou oblast a podobně. Názorová shoda a pochopení problematiky zadavatele jsou pro výborný výsledek důležité. Mnohdy se stává, že zadavatel jedná s osobou odpovědnou za prodej, v běžné práci pak může přijít rozčarování na obou stranách.

Problémy řešte okamžitě

I outsourcing v personalistice má pochopitelně svá rizika. Mezi ně patří nesplněná očekávání. Důvodem často bývá nedostatečné pochopení vašich potřeb ze strany externisty. Řešením by měla být jednoznačná zpětná vazba v rámci kontrolních dní a okamžité řešení, náprava a změna. Příprava projektu, počáteční analýza i dostatečná komunikace v úvodu pomůže tomuto riziku předejít. Konzultant ale také nemusí být dobře přijat ostatními zaměstnanci.

Problém se často skrývá v obavách kmenových zaměstnanců z „konkurence“. Předejít tomu můžete tím, že roli konzultanta dostatečně vysvětlíte uvnitř společnosti a zaměstnance ubezpečíte, že je externista nepřišel nahradit, ale podpořit. K rychlému a profesionálnímu řešení je nutná podpora nadřízeného, kterému zapůjčený personalista podléhá.

                Problémem mohou být i nedostatečné znalosti konzultanta. Pokud se ukáže, že kvalita konzultanta neodpovídá vašim potřebám, okamžitě řešte situaci s konzultační společností. Řešením bývá využití dalších zkušených konzultantů, kteří jsou pro danou oblast „odbornými garanty“. Při volbě konzultanta můžou hrát důležitou roli i jeho schopnost pracovat s vašimi systémy (softwarem) nebo jazyková vybavenost. Definice požadavků je proto klíčová obdobně jako při výběru kmenových zaměstnanců.

Co by měl mít každý outsourcovaný specialista

Pochopení - Zapůjčený personalista musí velmi rychle (maximálně do 1 měsíce) pochopit problematiku společnosti, pro kterou pracuje. Měl by vás prezentovat minimálně tak dobře jako kterýkoliv manažer ve společnosti. Měl by znát interní politiku, procesy a nařízení, která by měl hned ode dne nástupu i dodržovat. Měl by znát okruh svých spolupracovníků a klíčové lidi ve společnosti.

Přizpůsobivost - Dnem zahájení spolupráce se stává zapůjčený personalista součástí týmu společnosti, pro kterou pracuje. Měl by být dostatečně flexibilní a přizpůsobit se vaší firemní kultuře. Zapůjčený personalista se navenek (dodavatelům, klientům, úřadům nebo uchazečům o zaměstnání) představuje jménem vaší společnosti.

Přínos - Externí personalista by měl vaší firmě přinést více než běžný zaměstnanec.

Přidaná hodnota outsourcingu je i v zavádění nových metod, zlepšování stávajících procesů a poradenství. V průběhu spolupráce nastavte pravidelné kontrolní dny, kdy je práce zapůjčeného personalisty hodnocena, stanovují se mu nové úkoly a cíle a prostor dostane i zpětná vazba.

Při outsourcingu je důležité vsadit na reference, které si osobně obvoláte. Spokojený klient bývá obvykle zárukou kvality.